Como automatizar questionários RFI com Amazon Quick Automate

Empresas de todos os portes lidam com centenas de questionários RFI (Request for Information) por ano. Cada um chega como uma planilha complexa, com múltiplas abas, conjuntos hierárquicos de perguntas e tipos de resposta variados. Extrair, estruturar e responder manualmente exige coordenação repetida, atrasa respostas e introduz erros cada vez que o formato muda. O Amazon Quick Automate resolve isso com automação multiagente guiada por linguagem natural.

O que é o Amazon Quick Automate

Parte da suíte Amazon Quick, o Quick Automate usa um time de agentes para automatizar processos empresariais que atravessam departamentos, sistemas, interações de interface e APIs de terceiros. Você descreve o objetivo em linguagem natural, e o assistente de IA gera um fluxo executável cobrindo ingestão, transformação, validação e saída. Dá para refinar o fluxo por conversa, executar contra seus dados e promover versões validadas entre regiões AWS.

O caso de uso: questionário RFI em planilha

Neste guia, você constrói uma automação que lê uma planilha RFI multiabas do Amazon S3, extrai e estrutura os dados do questionário e grava uma saída limpa de volta no S3 — como um CSV pronto para as equipes de procurement consumirem. O resultado preserva a categoria de cada pergunta e o tipo de resposta, convertendo subperguntas em registros independentes com o contexto da pergunta-pai.

Pré-requisitos

Antes de começar, confirme:

• Assinatura Amazon Quick Enterprise com acesso ao Quick Automate.
• Um bucket S3 na mesma região AWS da aplicação Amazon Quick.
• Familiaridade com funções e políticas do AWS IAM.
• Noções básicas de buckets, prefixos e objetos do S3.

Criando a função IAM

Você precisa de uma função IAM que permita ao Quick Automate acessar seu bucket. No console IAM, crie uma função com política de confiança apontando para quicksight.amazonaws.com e anexe permissões s3:GetObject, s3:PutObject e s3:ListBucket no bucket de destino. Copie o ARN da função — ele será usado na configuração do conector.

Passo a passo da automação

1. Configurar o conector S3

No console Amazon Quick, acesse Manage Account → Permissions → AWS Actions, escolha New action e selecione Amazon S3. Dê um nome ao conector, cole o ARN da função IAM e confirme que o status mostra conexão bem-sucedida.

2. Criar um grupo de automação

Em Automations → Create Group, nomeie o grupo (ex.: RFI-Processing-Group) e adicione a conexão S3 criada no passo anterior.

3. Criar o projeto de automação

Na aba Projects, escolha Create Project, selecione o grupo de automação e, opcionalmente, preencha o business case (horas economizadas por caso, casos por ano, prioridade e data-alvo).

4. Descrever a lógica em linguagem natural

É aqui que a mágica acontece. Digite um prompt que cubra fonte, transformação e saída. Exemplo:

Conecte ao meu bucket S3 usando o conector ExampleBucket-S3-Connection.
Leia o arquivo SampleDepartment_Version2.xlsx do prefixo sample-folder.
Abra a aba Strategy e extraia todas as perguntas. Identifique perguntas
principais e subperguntas pela numeração e indentação. Estruture os dados
com colunas Serial Number, Category, Question e Response Type. Grave a
saída como CSV no prefixo output-folder do mesmo bucket.

O assistente gera um fluxo multi-etapas: ler dados → extrair e transformar → estruturar saída → gravar resultados. Como usa IA generativa, a redação exata pode variar entre execuções.

5. Executar e validar

Execute o fluxo e confira: todas as perguntas foram extraídas, o texto da categoria bate com os cabeçalhos da fonte, as subperguntas carregam o contexto da pergunta-pai e os tipos de resposta foram preservados.

6. Refinar por conversa

Se a saída precisar de ajuste, use a interface de conversa referenciando a etapa específica. Exemplos de refinamento: “A etapa que lê a aba Strategy também deve capturar os cabeçalhos como metadados” ou “Mescle o contexto da pergunta-pai no texto da subpergunta”.

7. Promover com Import/Export

Exporte a versão validada (em Versions → Export version), copie o link gerado e importe no ambiente de produção ou em outra região AWS. Atenção: o link de exportação expira após um período — use-o prontamente.

Boas práticas

• Valide incrementalmente: rode e confira a saída após cada refinamento, em vez de empilhar mudanças.
• Trate casos de borda explicitamente: descreva como o fluxo deve se comportar com dados ausentes, duplicados ou mal formatados.

Além dos RFIs

A mesma abordagem se estende a outros fluxos: processamento inteligente de documentos (extrair dados de faturas e contratos), consolidação de relatórios multiplanilha, automação de tarefas repetitivas de navegador e agregação de respostas de pesquisas. A automação foi desenhada para escalar com a carga de trabalho — e se adapta a novos formatos de questionário apenas atualizando as instruções em linguagem natural, sem código customizado para cenários comuns.